Zgodnie z art. 30a ust. 2-3 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2023 r. poz. 1545, z późn. zm., zwanej dalej „u.p.p.”), dokumentację medyczną podmiotu zaprzestającego wykonywania działalności leczniczej przejmuje podmiot, który przejął jego zadania. W przypadku braku takiego podmiotu, za przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej odpowiada:
1) podmiot tworzący lub podmiot sprawujący nadzór – w przypadku samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej i jednostek budżetowych oraz instytutów badawczych;
2) podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, z którym podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej – w przypadku pozostałych podmiotów tj. m.in. przedsiębiorców, fundacji, stowarzyszeń, osób wykonujących zawód w ramach praktyki zawodowej;
3) właściwa okręgowa izba lekarska albo okręgowa izba pielęgniarek i położnych albo Krajowa Izba Fizjoterapeutów – w przypadku śmierci odpowiednio lekarza albo pielęgniarki lub położnej albo fizjoterapeuty, wykonujących zawód w formie praktyki zawodowej.
W sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie ww. podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej, podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej może powierzyć jej przechowywanie podmiotom trzecim tj. komercyjnym archiwom.
Przejęcie dokumentacji medycznej przez wojewodę, o którym stanowi art. 30a ust. 7 u.p.p., powinno mieć miejsce, gdy nie jest możliwym wskazanie jako miejsca przechowywania dokumentacji medycznej jednego z ww. tj. podmiotu przejmującego zadania zlikwidowanego podmiotu leczniczego, podmiotu tworzącego lub podmiotu sprawującego nadzór nad likwidowanym podmiotem lub też komercyjnego archiwum.
Powyższy akt prawny nie uwzględnia podziału na dokumentację medyczną w formie papierowej czy w formie elektronicznej, zatem zastosowanie powyższych przepisów ma zastosowanie w obu tych formach.
Pamiętać należy, że przekazanie musi nastąpić w sposób zapewniający zabezpieczenie przed jej zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych.
Po wykreśleniu podmiotu wykonującego działalność leczniczą, dane miejsca przechowującego dokumentację medyczną po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej są wskazywane w księdze rejestrowej, która jawnie występuje w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą.
W przypadku korzystania z aplikacji Finezjo, informacja o eksporcie dokumentacji medycznej dostępna jest na stronie: https://pomoc.finezjo.pl/temat/eksport-danych-z-aplikacji-finezjo/